Maak een goede eerste indruk met uw ontvangstruimte
Uw ontvangstruimte is de éérste ruimte die uw bezoekers te zien krijgen. Het is de ruimte waar uw bezoekers soms even plaats moeten nemen om te wachten. Dit doen wij liever niet al te lang.
Het interieur van de ontvangstruimte heeft daarnaast ook invloed op de gemoedstoestand. Wanneer het interieur zodanig is ingericht waardoor het wachten aangenamer wordt, voelt uw bezoek zich al sneller op hun gemak.
Naast dat het entree een praktische ruimte is, moet deze ook aansluiten bij uw bedrijfsidentiteit. Uw entree is namelijk een representatie van het bedrijf en een eerste indruk kunt u maar één keer maken. Zorg er dus voor dat deze goed is! Wij geven u graag een aantal tips om uw ontvangstruimte onvergetelijk te maken!
1. Receptie
Uw bezoekers krijgen vaak een warm ontvangst door een vriendelijke receptionist die uw gasten persoonlijk ontvangt. Als u een ontvangstbalie aan uw entreeruimte toevoegt is het belangrijk dat deze op een prettige stahoogte voor de klant is.
Een balie waarbij de receptionist aan een werkblad kan werken die op een hoogte staat zodat diegene op ooghoogte kan communiceren en de bezoeker niet over de balie heen kan reiken, is ideaal.
Uit de Nationale Ontvangst Barometer van Sparq (2014) blijkt dat oogcontact cruciaal is bij het ontvangen van uw bezoekers. Een juiste hoogte van de balie waarbij de receptionist de gasten kan ontvangen is dus een gastvrije noodzaak.
2. Een prettige zithoek
Als uw gasten even moeten wachten biedt een comfortabele zithoek een uitstekende uitkomst. Comfortabele bezoekersstoelen, wachtbanken en bijzettafels voor lectuur zorgen voor een aangenamere wachtervaring. Als u ontvangstmeubilair voor uw entreeruimte uitzoekt, let dan goed op het zitcomfort en de interieurstijl van het bedrijf.
3. De juiste verlichting
De juiste verlichting heeft veel invloed op de sfeer in de ruimte, maar ook op onze gesteldheid. Licht zorgt ervoor dat men zich opgewekt voelt en beter kan concentreren. Daglicht is uiteraard het beste. Mocht er niet voldoende daglicht in uw ontvangstruimte aanwezig zijn, plaats dan voldoende lampen om donkere hoeken te voorkomen. Wit licht wordt aanbevolen t.o.v. geel licht. Dit zorgt er namelijk voor dat men zich minder actief voelt.
4. Rust met akoestiek
Bezoekers die in de ontvangstruimte fluisteren omdat ze bang zijn dat zij anderen lastigvallen, of omdat zij de bedrijvigheid op kantoor niet willen verstoren, zorgt ervoor dat zij zich niet compleet op hun gemak voelen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Als gasten binnenkomen is het beste om hen te ontvangen in een aparte ruimte.
Mocht dat niet lukken, dan is het van belang om voor een rustige ruimte te zorgen die kalmte uitstraalt. Dit is mogelijk door rustgevende kleuren te gebruiken en de akoestiek te verbeteren. Een oplossing hiervoor zouden akoestische scheidingswanden of akoestische panelen zijn. Vooral met een ruimte die niet afgesloten is van de werkvloer, dan is het een prettige geluiddempende oplossing. Hierdoor kan uw bezoek vrijuit praten zonder het gevoel te hebben de werknemers te verstoren en hebben zij ook geen last van de geluiden van de werkvloer.
5. Afleiding
Tijdens het wachten is het voor de gasten wel zo prettig als zij enige afleiding hebben. Hierdoor lijkt de wachttijd minder lang. Denk aan een bijzettafel waar genoeg leesvoer ligt zoals tijdschriften en kranten. Zorg er wel voor dat deze actueel zijn, dat is wel zo klantvriendelijk.
Een tv scherm aan de muur valt vaak ook in de smaak en is ook een kans om uw bedrijfsactiviteiten te vertonen. Kunstwerken aan de muur zodat zij iets moois kunnen bekijken of eventueel andere blikvangers zoals design lampen. Biedt eventueel ook de gelegenheid om ergens wat te drinken, zoals een coffeecorner met een waterdispenser.
Accessoires
Denk ook aan de kleine, maar nodige accessoires zoals een kapstok, een prullenbak of wellicht planten die extra sfeer en groen in de ruimte brengen.
